Електронний документообіг

Анотація навчальної дисципліни

Мета дисципліни:

забезпечити формування системи теоретичних знань, прикладних умінь і навичок побудови інформаційної моделі організації на основі дослідження її організаційної структури, документопотоків та побудови інформаційних зв’язків як основи впровадження системи електронного документообігу.

Завдання дисципліни:

• засвоєння методів аналізу стану та перспектив документального забезпечення підприємств та можливостей його інформатизації;
• вивчення методів дослідження організаційної структури підприємства; вивчення класифікації типів документів та документопотоків, які циркулюють на підприємстві;
• засвоєння технології створення електронної системи управління документами відповідно до оптимальної організаційно-документаційної моделі підприємства;
• вивчення заходів щодо впровадження електронної системи управління документами, оцінка можливості їх впровадження в існуючих організаційних умовах.

Основні результати навчання

Уміння визначати наукові засади організації, модернізації, впровадження новітніх технологій в інформаційній, бібліотечній та архівній діяльності.

Уміння визначати технології створення системи електронного документообігу відповідно до оптимальної організаційної та документаційної моделі діяльності підприємства.

Умінняобирати, налагоджувати, експлуатувати типове для обраної спеціалізації комп’ютерне, офісне обладнання та його програмне забезпечення. 

Володіння знаннями з теорії та практики документознавства, управління документаційними процесами в аспектах документаційного забезпечення діяльності установ, електронного документообігу та урядування, організації державного апарату України, організації референтської та офісної діяльності.

Уміти застосовувати сучасні методики і технології автоматизованого опрацювання інформації, формування та використання електронних інформаційних ресурсів та сервісів.

Форми організації освітнього процесу та види навчальних занять

• Л – лекційні заняття;
• ЛЗ – лабораторні заняття;
• СРС – самостійна робота здобувача вищої освіти;
• РГР – розрахунково-графічна робота;
• Кз – самостійні контрольні завдання;
• МКР – модульна контрольна робота;
• К – консультації.

Тематика та види навчальних занять

• 1 тиждень
  • Л1. Документообіг у системі управління.
  • ЛЗ1. Нормативно-правова база систем електронного документообігу.
  • РГР. Початок 1 етапу.
  • СРС. К.
• 2 тиждень
  • Л2. Документальні потоки у системі управління.
  • ЛЗ2. Структура документаційного забезпечення управління.
  • СРС. К.
• 3 тиждень
  • Л3. Організаційна структура документаційного забезпечення управління.
  • ЛЗ3. Призначення системи електронного документообігу.
  • Кз1.Побудувати загальну структуру системи документообігу організації.
  • СРС. К.
• 4 тиждень
  • Л4. Електронний офіс.
  • ЛЗ4. Робота з документами в системі.
  • РГР. Початок 2 етапу.
  • СРС. К.
• 5 тиждень
  • Л5. Інформаційна модель організації.
  • ЛЗ5. Додаткові функції щодо роботи з документами.
  • Кз2. Виконатирозрахунки необхідної чисельності співробітників служби документаційного забезпечення управління для організацій з заданим обсягом документообігу.
  • СРС. К.
• 6 тиждень
  • Л6. Електронний документ
  • ЛЗ6.Контроль виконання документа
  • СРС. К.
• 7 тиждень
  • Л7. Правовий статус електронного документа
  • ЛЗ7. Підсистема пошуку
  • СРС. К.
• 8 тиждень
  • Л8. Стадії автоматизації документообігу
  • ЛЗ8. Архівне зберігання бази даних документів.
  • МКР1.
  • СРС. К.
• 9 тиждень
  • Л9. Сучасні системи електронного документообігу
  • ЛЗ9. Права доступу до СЕД.
  • РГР. Початок 3 етапу.
  • СРС. К.
• 10 тиждень
  • Л10. Електронний архів як складова системи електронного документообігу
  • ЛЗ10. Делегування прав доступу до документів.
  • Кз3. Порівняльний аналіз можливостей сучаснихтехнологій оптичного розпізнавання друкованих і рукописних текстів.
  • СРС. К.
• 11 тиждень
  • Л11. Впровадження систем електронного документообігу
  • ЛЗ11. Організація спільної роботи з документом.
  • СРС. К.
• 12 тиждень
  • Л12. Аналіз документообігу підприємства
  • ЛЗ12. Адміністрування та захист системи.
  • СРС. К.
• 13 тиждень
  • Л13. Критерії оцінювання системи електронного документообігу та етапи переходу до електронного документообігу в організаціях
  • ЛЗ13. Авторизація користувачів і захист інформації від несанкціонованого доступу.
  • Кз4. Порівняти функціональні можливості заданих систем електронного документообігу.
  • СРС. К.
• 14 тиждень
  • Л14. Демократизація державного управління в інформаційному суспільстві
  • ЛЗ14. Облік і контроль роботи користувачів.
  • РГР. Початок 4 етапу.
  • СРС. К.
• 15 тиждень
  • Л15. Інформаційно-технологічний простір державного управління
  • ЛЗ15. Аналіз та оцінка систем електронного документообігу за визначеними критеріями.
  • МКР2.
  • СРС. К.

Індивідуальна робота

Тематика розрахунково-графічних робіт:

• Контроль виконання доручень і робіт у системах класу WorkFlow. 
• Організація робочого місця й робочого часу в системах електронного документообігу. 
• Організація нарад і робочих груп на базі інструментів СЕД. 
• Архівація інформації різних видів і форм у СЕД. 
• Реалізація веб-інтерфейсу в СЕД. 
• Реалізація повнотекстового пошуку інформації в електронному архіві. 
• Реалізація інформаційної взаємодії співробітників у системах електронного документообігу. 
• Аудит дій користувачів у системі електронного документообігу. 
• Автоматизація етапів життєвого циклу документів в СЕД. 
• Інтеграція роботи структурних підрозділів організації в СЕД. 
• Підвищення оперативності процесу обміну інформацією між підрозділами в СЕД. 
• Організація спільної роботи співробітників над документами в СЕД. 
• Формування звітності про стан документообігу в СЕД. 
• Організація захисту інформації в СЕД. 
• Автоматизація процесів обробки паперових документів у СЕД. 
• Зниження обсягів паперового документообігу на підприємстві. 
• Використання технології веб-клієнтів у СЕД. 
• Використання технології АВВYY у сучасних системах електронного документообігу. 
• Використання штрих-кодової ідентифікації документів у СЕД. 
• Платформні рішення для створення систем управління документами. 
• Організація електронних сховищ даних у СЕД. 
• Концепція життєвого циклу документа і її реалізація в СЕД. 
• Апаратна платформа й програмне забезпечення СЕД. 
• Організація "електронного офісу" у СЕД. 
• Маршрутизація документів у СЕД як ефективний засіб управління бізнес-процесами. 
• Порівняльна характеристика функціональності СЕД, представлених на ринку ПП України. 
• Організація "електронної канцелярії" у СЕД. 
• Технологія електронного цифрового підпису документів у СЕД. 
• Реалізація безклавіатурного введення текстів документів у СЕД. 
• Обробка документів у територіально розподілених ІС. 
• Методи структуризації інформації з певних класифікаційних ознак в електронному архіві. 
• Засоби поширення інформації в БД СЕД. 
• Системи спільної діяльності співробітників підприємства на базі СЕД. 
• Системи управління знаннями як результат розвитку СЕД. 
• Зміна корпоративної культури при впровадженні СЕД. 
• Критерії вибору СЕД для впровадження на підприємстві. 
• Перехід від технологій електронного документообігу до технологій управління знаннями. 
• Корпоративний інформаційний портал як система управління знаннями на підприємстві. 
• Системи управління корпоративним вмістом (контентом). 

Виконання розрахунково-графічної роботи складається з 4 етапів: 

• 2-3 тижні - етап 1 - вибір та затвердження теми, попередній вибір джерел інформації, складання плану роботи.
• 4-8 тижні - етап 2 - обговорення теми, остаточний вибір джерел інформації, аналіз інформації з теми роботи, підготовка чорнового варіанту розрахунково-графічної роботи.
• 9-13 тижні - етап 3 –створення таблиць, рисунків, діаграм тощо, отримання відгуку наукового керівника, редагування пояснювальної записки і підготовка до захисту (презентація + доповідь).
• 14-15 тижні - етап 4 - публічний захист.

Самостійна робота

Самостійна робота складає 120 годин. Розподіл самостійної роботи за видами навчальних робіт:

• підготовка до лекційних занять – 30 годин;
• підготовка до лабораторних занять та до виконання індивідуальних контрольних завдань – разом 75 годин;
• виконання РГР –15 годин.

Процедура оцінювання

Система оцінювання рівня навчальних досягнень ґрунтується на принципах ЄКТС та є накопичувальною. Для забезпечення оперативного контролю за успішністю та якістю рівня навчальних досягнень здобувачів вищої освіти дисципліна поділяється на два семестрові модулі. Здобувачі протягом семестру готуються до лекційних та лабораторних занять, виконують дві модульні контрольні роботи та 4 індивідуальних контрольних завдання. Кожний модуль оцінюється у 50 балів. 

Модульні контрольні роботи № 1 та № 2 виконуються у письмовій формі. Модульна робота складається з теоретичної частини (2 запитання) та практичної частини (1 задача). Відповідь на кожне теоретичне питання оцінюється максимум 10 балами. Правильне розв’язання задачі оцінюється в 6 балів.

Кожний модуль оцінюється у максимально можливі 50 балів:

Семестровий модуль № 1

• Кз1. Оцінка за виконання – 2 бали. Термін надання – 3 тиждень.
• Кз2. Оцінка за виконання – 2 бали. Термін надання – 5 тиждень.
• Накопичувальна частина - 16 балів
• РГР (етап 1). Оцінка за виконання – 2 бали. Термін надання – 3 тиждень.
• РГР (етап 2). Оцінка за виконання – 2 бали. Термін надання – 8 тиждень.
• МК1. Модульна контрольна робота – 26 балів (8 тиждень). Перескладання можливе протягом 9–11 тижнів за розкладом консультацій.

Семестровий модуль № 2

• Кз3. Оцінка за виконання – 2 бали.Термін надання – 10 тиждень.
• Кз4. Оцінка за виконання – 2 бали.Термін надання – 13 тиждень.
• Накопичувальна частина - 14 балів
• РГР (етап 3). Оцінка за виконання – 3 бали. Термін надання – 13 тиждень.
• РГР (етап 4). Оцінка за виконання – 3 бали. Термін надання та захист – 15 тиждень.
• МК2. Модульна контрольна робота – 26 балів (15 тиждень).

Максимальна оцінка за повний обсяг виконаних навчальних елементів дисципліни – 100 балів.

Умови допуску до підсумкового контролю

Підсумковим контролем з дисципліни є залік. Залік виставляється, як сумарна оцінка за всі види навчальних елементів навчальної дисципліни, які виконані на не менш, ніж на 60 %.

Політика освітнього процесу

Здобувач зобов’язаний своєчасно та якісно виконувати всі отримані завдання; за необхідністю з метою з’ясування всіх не зрозумілих під час самостійної та індивідуальної роботи питань відвідувати консультації викладача. Такій підхід сприяє формуванню академічної культури та академічної доброчесності, здобуттю навичок самостійної роботи і формування відповідних компетентностей, як для успішного навчання на відповідному освітньому рівні, так і для майбутньої професійної діяльності.

Викладач на першому аудиторному занятті надає повну інформацію щодо усіх складових дисципліни, роз’яснює кількісне та якісне наповнення змістовних модулів, рекомендує відповідну фахову літературу, інформує щодо критеріїв оцінювання рівня навчальних досягнень здобувача з усіх видів та форм навчання та термінів контрольних заходів. 

Викладач здійснює консультації відповідно до затвердженого завідувачем кафедри графіка консультацій.

Індивідуальна робота, яку виконано після встановлених викладачем термінів, вважається «не зарахованою» та оцінюється, відповідно, на оцінку «0».

Відсутність здобувача на контрольній роботі відповідає оцінці «0».

Складання/перескладання заліків відбувається за встановленим деканатом розкладом.

Під час лекцій, лабораторних занять та МКР здійснювати телефонні дзвінки забороняється.

Заборонено використання будь-яких літературних джерел, конспектів лекцій, шпаргалок під час проходження модульних контролів з дисципліни.